1、电话铃响三声以内一定要接听，决不让电话铃声响第四声。如果正在处理公务，铃响第一声时就应该马上将手中的东西放下．不要抱任何侥幸心理；如果正与别人谈话，听到铃响您也应该马上说“抱歉，我先接电话”，即使对方是自己的顶头上司；如果双手此时确实不空，一定要请同事代为接听；如果同事的电话铃响而他 (她)不在，代同事接电话都是必须做的工作。

        2、无论打电话或接电话，电话接通后的第一句：“您好，XXXX”! 千万不要说“喂”。

        3、最好说普通话，声音要清晰，尽量保持中等语速，特别是数字的发声要准确，避免不规范用浯和暧昧的词句，切忌粗话、脏话。

        4、一定要把自己的意思表达清楚，先报单位名称及姓名．让对方知道接电话的是谁，例如“您好！这里是宝玛数控，我是客服XXX”，寒喧要尽量简短， 养成记录电话内容的习惯。重要事项听完，最好在电话里复述一次，让对方确认，避免发生错误。

        5、通话过程中的礼节：用词准确、态度诚恳、语气真挚、最好面带微笑，不要以为对方看不见表情，切忌在对方一句话没说完就中途打断，千万不要在电话里发火。不要用“快点”、“请抓紧时间”等话催促对方，而应在对方明确停顿后使用“请问您还有……”作为问话的开头。

        6、不要浪费对方的时间。如果不得已需要对方等候片刻，请一定使用“请您稍等”；如果对方要找的不是自己，应该马上说，并立即请同事接电话；如果对方要找的人 不在，应该说“请您×点以后再打来”或“请您留下电话号码!”。如果对方必须打公司另一个电话，应该说“请您拨……”。如接到打错的电话要特别客气，可以 说“对不起，这里不是您要拨的号．请重拨”；若接到的咨询电话不在自己的业务范围以内，也应尽量予以回答。

        7、学会作电话记录。同事不在时，应利用便条代为记录电话内容，包括：来电者姓名、单位、来电时间、对方电话号码、联络事项、记录人姓名等等；若同事经常不在，应把电话记录在专用的记录本上，提高效率。

         8、最后一句别忘了说“谢谢，再见”！或“别客气，再见”！请。 如果对方没有放下听筒，最好不要自己先放下；要轻轻地放下听筒，切忌用力落或摔听筒。

         9、其他需要注意的事项。不要长时间通话，能一分钟打完的电话决不用两分钟；不打私人电话，确有急事需要，必须征得部门领导同意；无法立即做出答复时，应约定再次通话时间，然后挂断；需要请示领导的事情，自己不能在电话里擅自表态、以免造成被动。